Садржај
- Одговорности
- Одржавање записа
- Осигурање и изградња веза
- Регистрације и чување имовине
- Одговорност за сродне трансакције
- Технолошке контроле
- Независни критички преглед
Приликом креирања рачуноводственог система, компаније и непрофитне организације треба да успоставе оквир за унутрашњу контролу. Овај процес помаже да се осигура да систем добро ради и да сви запослени који су укључени раде како се очекује. Постојање основног пословног документа пружа разумну сигурност тако што смањује вјероватноћу грешака и чува имовину организације. Због њиховог значаја, компаније треба да узму у обзир основне принципе унутрашње контроле.
Одговорности
Компаније требају јасно утврдити одговорности. Приписивање специфичних обавеза појединцима осигурава да они разумију своју улогу у одржавању интерне контроле. Ако се одговорност систематски занемарује, ефикасан систем интерне контроле је у стању да идентификује запосленог који не обавља задатак који му је додељен.
Одржавање записа
Меморија није непогрешив алат, посебно када се ради о великим количинама информација или трансакција. Постојање одговарајућих процедура за вођење евиденције ће омогућити компанијама да имају тачну историју трансакција. Са доступним информацијама, компанија их касније може консултовати ако је потребно ријешити проблем или разјаснити било какве сумње.
Осигурање и изградња веза
Нажалост, чак ни најбољи систем унутрашње контроле није у стању да спречи губитак имовине. Осигуравањем добра и успостављањем везе са својим запосленима, организација осигурава да ће се надокнадити ако је украдена или на неки други начин преусмјерена.
Регистрације и чување имовине
У систему унутрашње контроле, људи који имају физички приступ благајни и другим средствима нису исти људи који чувају документе који се односе на њих. Ако је, на пример, запослени одговоран за вођење благајне за мале трошкове исти онај који контролише готовинске примитке и повлачења, фалсификовање евиденције и преусмеравање средстава би било олакшано. Појединац који је одговоран за вођење евиденције о имовини не би требао имати приступ имовини коју контролира.
Одговорност за сродне трансакције
Понекад је потребно завршити више задатака пре него што се једна трансакција заврши. У овом случају, важно је да сваку активност која чини операцију обављају различити радници. Ово осигурава укључивање више од једне особе у задатак и повећава шансе да се открију грешке или лажна дјела.
Технолошке контроле
Аларми, електронске приступне тастатуре и друге сигурносне функције могу помоћи у заштити имовине организације. Технологија често нуди много више могућности контроле и може се користити 24 сата дневно, без потребе за додатним трошковима особља или прекидима. Паметне компаније повећавају своје системе интерне контроле улагањем у ефикасне, јефтине технологије.
Независни критички преглед
Компаније треба да редовно преиспитују своје системе унутрашње контроле. Особа одговорна за спровођење ове евалуације не може обавити ниједан посао који ће бити верификован. Независни процењивач је идеалан за ову функцију зато што може објективно документовати рад који се обавља у процесу интерне контроле и нема разлога да покрије грешке или да буде претјерано оптимистичан у погледу процедура.