Садржај
Већина компанија, било малих или великих, имају рецепцију или рецепцију. Стандардне оперативне процедуре запосленог који се бави услугама корисницима се састоје од дужности и одговорности које побољшавају ефикасност компаније као целине. Ови запослени морају у потпуности разумјети све аспекте своје улоге како би испунили своју улогу на најбољи могући начин.
Служи као капија
Најважнија улога коју прима запосленик је "гатеваи" или гатекеепер. Ви сте прва особа коју клијенти виде по доласку и обично прва особа с којом разговарају када назову уред. Требате бити пријатељски и љубазни према клијентима, али и задржати њихов ауторитет. Ваш став ће се позитивно или негативно одразити на пословање у цјелини и то треба увијек имати на уму. Ваша је одговорност да осигурате да надређени примају само људе које имају времена за примање и са ким желе да говоре. Увек се односите према особи директно и на одговарајући начин; можда ћете морати некоме рећи да треба да остави поруку или да седи и чека.
Добар купац (Хемера Тецхнологиес / АблеСтоцк.цом / Гетти Имагес)
Рутински задаци
У већини канцеларија, рецепционар мора водити свакодневне активности као што је администрирање е-маилом, слушање говорне поште, припремање новчаних врећица, заливање биљака и поновно пуњење столова. Вођење листе свих задатака дана може да вам помогне да заборавите нешто. Такође је корисно одржавати адресар са важним и често коришћеним бројевима, јер је често одговорност позива да се одржи, ИТ и разни други људи током дана када дође до проблема.
Организовање дневног реда обавеза
Коначно, осим ако је овај посао делегиран неком другом запосленом, као што је помоћник шефа, на рецепцији се одржава дневни ред. Увек будите свесни предстојећих активности и отказаних састанака. Не заборавите да наведете имена и бројеве људи који желе да закажу састанак у данима који су пуни, у случају отказивања. Понекад је можда потребно да се изврше привремена именовања, у том случају, само ставите пост-то на распоред. Не заборавите да увек користите оловке јер то олакшава брисање и прикривање у случају промене времена.
