Садржај
Писма купаца углавном следе одређене формате и изгледају добро испланирано и професионално. Имају универзалне елементе, попут поздрава и затварања. Они који говоре о поступцима наплате садрже информације о политикама плаћања компаније и описују како купци треба да плаћају рачуне. Измене ових смерница морају се саопштити купцу писмом посланим поштом, обавештавајући их у писаном облику о променама које су се догодиле.
Отварање
Отварање писма садржи датум писања, контакт информације примаоца и поздрав. Одељак писма са поздравом „Поштовани купац“ биће написан у двоструком размаку испод контакт података купца. Поздрав се исправно обраћа купцу насловима попут Господин или Госпођа и презиме.
Сврха писма
Параграф сврхе обавештава вашег купца да пишете како бисте га обавестили да ће доћи до промена у систему наплате. Овај став такође треба да садржи гаранције да ово писмо није рачун за наплату.
Ефекти на потрошача
Параграф о ефектима је детаљан и наводи начине на које ће промене које ваша компанија спроводи утицати на купца. Ови ефекти могу да укључују нову адресу за обрачун на коју ће се слати уплате или нове датуме обрачуна. Ове промене морају бити написане позитивно и у корист купца. Свака промена би се требала описати као корист за купца као и за вашу компанију.
Затварање
Завршни одељак треба да садржи вашу завршну реч купцу, као што је „Хвала на покровитељству“, „С поштовањем“ или једноставно „Хвала“. Садржи ваше откуцано име, потпис и контакт информације. Такође мора бити наведена адреса е-поште да би вас купци контактирали ако имају питања.