Садржај
Е-пошта се и даље сматра обликом неформалне комуникације. Чак и на послу, људи често изостављају поздраве, закључке и правопис. Међутим, пошто је електронска пошта углавном заменила меморандуме и постала примарни облик пословне комуникације, пратећи одговарајући етикет и формат важно је и за јасноћу и за поштовање других запослених.
Поздрав и затварање
Поздрави и затварања зависе од врсте односа који имате са примаоцем е-поште.
У првом е-маилу са једном особом, почните са "Драга", а затим са његовим или њеним именом. Обично је природно користити прво име, осим ако је ваше пословање веома формално. Када је веза већ успостављена, можете једноставно користити име особе или више неформалних поздрава као што су "Хи" или "Хелло", а затим име примаоца.
Када шаљете поруке групи, увек користите "Драга", пошто е-поруке које се шаљу многим примаоцима имају тенденцију да буду формалније. Немојте користити комплименте као што су "Добро јутро" или "Добар дан". Када прималац прочита е-пошту, то може бити друго доба дана.
Затварање слиједи иста правила као и поздраве. У првој поруци е-поште користите формалнију причу као што је "Бест регардс" или "Бест регардс". Када сте већ размијенили е-пошту, затварање није потребно, али увијек укључите своје име као свој потпис.
Отхер Цоллецтионс
Пре усаглашавања, субјекат је прва информација коју ће прималац прочитати. Побрините се да то учините смисленим, јасним и кратким како би особа разумјела садржај поруке и дала исправан приоритет.
Са појавом преносивих електронских уређаја, многи запослени су упали у навику да садржај поруке е-поште стављају у тему, мислећи да ће то бити погодније за примаоца. Међутим, ова врста форматирања изгледа нагло и непристојно.
Форматирање
Користите исправан правопис, интерпункцију и велика слова. Брига за пропуштање провјере правописа и исправљање погрешака показује поштовање према колегама. Забачена зареза може да промени значење реченице. Имајте на уму да ваше колеге не могу да читају ваше мисли, па дајте јасне референце ("Радите са њим на том пројекту" - ко је "он", и "који пројекат"?).
Никада немојте писати великим словима. ПИСАЊЕ КАПИТАЛОМ НЕКА ЈЕ ИЗГЛЕДАТИ ДА ВАМ КРОЗ КОЛАГУ.
Напишите кратке и објективне параграфе. Будите пријатељски настројени, али ако немате блиску везу, избегавајте шале и сарказам, који се често погрешно схватају путем електронске поште. На крају, отарасите се емотикона.
Образовање
Недавна студија у часопису "Јоурнал оф Цомпутер-Медиатед Цоммуницатион" показала је да се они који шаљу образоване е-поруке сматрају кориснијим и једноставнијим за слање од пошиљаоца непристојних е-порука. Више од тога, примаоци образованих е-порука су били спремнији да раде са својим пошиљаоцима.
Добро образовање можете показати е-поштом на исти начин као у стварном животу. Користите "молим" и "хвала" када наручујете.
Опет, коришћење вашег времена да бисте били сигурни да је е-пошта граматички тачна, показује поштовање према вашим колегама. Занемаривање тог дијела подразумијева да је ваше вријеме важније од њиховог.