Садржај
Потребно време за писање приручника за обуку запослених може изгледати као досадан посао. Коришћење алата Мицрософт Ворд 2007 олакшава овај процес. Пре него што започнете писање, планирајте. Одлучите које задатке ваши запослени морају да изврше и који се могу описати како би им помогли. Испланирајте у којој ћете ситуацији користити приручник, било на часовима лицем у лице или у самосталном обиласку. Једном када стекнете представу о томе какав приручник вам треба, ево неколико алата помоћу којих своју идеју можете остварити.
Припрема
Корак 1
Помоћу алатке за ивице у програму Ворд направите листу задатака које запослени мора да научи на више нивоа. Овај поступак ће вам помоћи да одлучите колико ће дуг бити ваш приручник и помоћи ће да се посао подели на мање делове, што је лакше објаснити запосленима. Да бисте користили алат за ивицу у програму Ворд, морате започети са празним документом и одабрати „Почетна“. У групи "Параграф" постоје 3 дугмета: тачке, бројеви и више нивоа. Изаберите „списак на више нивоа“ или можете да кликнете на стрелицу надоле да бисте изабрали листу опција ивица. Можете и да креирате сопствени. Напишите своје параметре. Пређите на следећи ниво на вишеслојној листи притиском на „Таб“. за повратак притисните „Схифт + Таб“. Напишите кораке за обуку и друге информације како бисте запосленима објаснили како да извршавају задатке потребне на послу.
Корак 2
Помоћу функција заглавља и подножја у програму Ворд додајте бројеве страница, садржај одељка и наслов за сваку страницу у документу. Заглавља и подножја су важне визуелне референце како би запослени знао где се налази у приручнику за обуку. Када изводите обуку, додавање бројева на странице помаже у повезивању одређених страница са неким предметима. Кликните на „Убаци картицу“, а затим у одељку заглавља и подножја изаберите „Заглавље“. Имаћете опције за стилове заглавља или можете креирати свој. Заглавље се појављује на свакој страници вашег упутства или га можете променити тако да се приказује само на супротним страницама тако да ваше упутство прати ред књиге. Подножја се појављују на дну странице и обично се користе за приказ броја странице, датума и корисничких информација. Кликните на „Подножје“ у одељку заглавља и подножја и као и раније, имаћете на располагању неколико врста.
3. корак
Додајте покривач да бисте разликовали материјал за обуку од осталих предмета које делите запосленима, попут водича за запослене. Направите сопствени поклопац кликом на „Уметни картицу“, а затим на „Покривач“ у одељку странице. Видећете разне стилове насловница које можете да изаберете или направите сопствени. Дајте свом упутству описни наслов; укључују датум настанка и ауторе, јер се ови приручници често производе у групама.
4. корак
Додајте наслове који ће вам помоћи да направите садржај за свој документ о обуци. Ово такође помаже да се визуелно организујете како бисте олакшали употребу запосленом. Направите различите стилове заглавља за сваки предмет помоћу унапред креиране ивице (ово заглавље није исто као оно на врху странице). Стилови заглавља су стилови фонтова које користите за означавање различитих одељака за обуку, као и различитих подсекција.
Ако пишете приручник о томе како писати корпорацијску преписку, ваш наслов 1 треба да гласи „Како написати пословно писмо“, а затим поднаслов може бити „Шта треба укључити“. Да бисте означили наслове 1 и 2, изаберите „Почетна“ и у одељку стилова видећете низ различитих стилова које можете изабрати, укључујући наслов 1, наслов 2, наслов итд. Изаберите текст који желите као први наслов 1 и кликните на одељак „Наслов 1“ да бисте указали на његову важност. Кликните на следећи одељак да бисте креирали заглавље 2. Пратите целу ивицу, бирајући заглавља 1 и 2. Они ће бити укључени у садржај по завршетку.
Корак 5
Додајте табелу и садржај (ТДЦ) да бисте помогли запосленом да пронађе информације које ће им затребати када је то потребно. Ако сте већ додали примарна и секундарна заглавља у свој документ, препустите Ворд-у да направи посао и креира ТДЦ за вас. Кликните на почетак документа, где желите да се ТДЦ појави (обично након насловнице), а затим кликните на „Референце“, а затим на „Садржај“ у истоименом одељку. Видећете листу аутоматских табела које можете користити. Кликните на један од аутоматских избора и ваш ТДЦ би се требао појавити помоћу унапред изабраних заглавља.
Корак 6
Организујте наслове и одељке вашег приручника за обуку корак по корак. Последњи и најважнији одељак приручника треба да буде индекс. Што је индекс потпунији, то ће студент касније лакше пронаћи одговоре према броју странице. Да бисте креирали индекс, одаберите реч коју желите да убаците. Кликните на „Референце“, а затим на „Цхецк ин“ да бисте наставили то да радите за сваку ставку коју желите да додате у индекс. Када завршите, померите се до краја вашег приручника за обуку и додајте индекс кликом на „Референце“, а затим „Инсерт индек“.
Корак 7
Проверите правопис и сачувајте датотеку. Када направите први приручник за обуку, можете га направити као образац за друге приручнике кликом на „Отвори“, а затим на „Сачувај као“, када се појави дијалошки оквир, у одељку „Сачувај као тип“ кликните стрелицу да бисте доле и изаберите „Ворд темплате (.дотк)“, а затим можете поново да користите свој рад у другим приручницима за обуку.