Садржај
Мемоари су једна од најчешће спомињаних карактеристика свакодневног канцеларијског живота, чини се да расту скоро свуда и могу покрити скоро бескрајан распон тема. Међутим, издавање меморандума је за низ основних циљева и обично има јасно препознатљиве циљеве, који се углавном баве рјешавањем ситуација и пружањем додатних информација о питању које не захтијева састанак.
Проблемс
Проблеми се могу брзо идентификовати и дискутовати у контексту меморандума, чиме се запосленицима омогућава да одмах постану свјесни потенцијалних потешкоћа и нових изазова који се приближавају. Ови проблеми се могу разликовати, јер неки могу расправљати о трендовима који ће се развити на дуге стазе (на примјер, смањење ефикасности одређеног одјела), или могу бити мање формални и непосреднији (као што је информирање запосленика о лошем времену). пре повратка кући на крају дана). Карактеристика ових дописа о проблемима је да они могу тражити повратне информације како би размотрили могућа рјешења и будуће стратегије.
Решења
Меморије засноване на рјешењима могу пружити избор информација, примјери укључују брзе корекције техничких проблема, најаву да је нова стратегија одлучена за рјешавање постојећег проблема или пружити најновије информације о улазним кодовима и сигурносним механизмима. Меморандуми о рјешењима су такођер прилика да се скрене пажња на запосленике који су показали своју корисност или креативност како би се суочили са специфичним изазовима комуницирањем с другима о својим успјесима (на примјер: „Желимо да се захвалимо Матхев Бакер-у за његов координацијски рад на побољшању наше основне мреже. компјутерима, дозвољавајући систему да функционише знатно брже него прошлог месеца. ”).
Феедбацк
Меморандуми за повратне информације долазе у различитим облицима, мада се они могу разликовати између белешки које се шаљу различитим запосленима и белешки које се шаљу појединцу. Када се напомене о повратним информацијама шаљу великој групи, оне могу да ажурирају запослене о питањима која су претходно постављена на састанцима, дајући осећај контекста и хронологију претходним дискусијама (пример за то је меморандум који се захваљује запосленима за присуство давање крви или тимски рад). Међутим, када се повратна информација пошаље једном запосленом, то ће обично бити веома специфично и повезано са квалитетом посла који обавља запослени и које области треба да буду усмерене за будућа побољшања.
Коментари о ситуацијама
С времена на време, можда је прикладно да менаџери шаљу напомене о текућим догађајима, или да дају званичне коментаре о одређеним ситуацијама, на пример, "Желимо да се захвалимо ватрогасним службама на њиховој помоћи током недавног пожара. наше складиште ". Ова врста меморандума може такође укључивати инструкције за запослене да јавно не коментаришу одређена унутрашња питања: на пример, "Желимо да захтевамо да се сви запослени уздрже од јавно спекулације о нашем потенцијалном спајању са другом компанијом, што би могло нарушити споразуме. у току. "