Садржај
Писање формалног дописа је ефикасан начин комуникације унутар компаније. Напишите допис ауторитативним гласом, али желите да информишете читаоца умјесто да га застрашујете. Додатне информације садржане у меморандуму познате су као прилог, а затварања се обично налазе у писму. Формални допис садржи посебне дијелове и иницијале писца и помагача на крају. Иако је већина меморија једна страница или мање, обавезно укључите резиме резимеа на крају ако имате више од једне странице.
Упутства
-
На почетку меморандума налазе се одељци "До", "Од" и "Предмет". Ако желите да укључите прилоге, одлучите ко треба да прими те прилоге и коме је само потребна копија белешке, обавестите све о информацијама и прилозима који су дистрибуирани (на пример, особа која је креирала прилог не мора да је прима, ит). Укључите име свих који ће примити документ у заглављу "То". Укључите кога желите копирати у "ЦЦ" на крају дописа. Неки људи могу примити документ приватно, додајући га као "скривену копију". Они ће добити копију дописа, али неће бити наведени у "До" или "ЦЦ".
-
Напишите јасно и сажето тијело меморандума. Користите јасан и формални језик, али немојте оставити меморандум далеко од застрашујућег или погрдног тона. Већи документи треба да садрже неколико параграфа како би их лакше читали.
-
Попуните белешку са иницијалима аутора и иницијалима помоћника након косе црте ("КСКС / аа"). Иницијали аутора морају бити великим словима, а они у помоћнику малим словима. Две линије испод треба да прочитају реч "Прилози (к)" са бројем прилога укључених између заграда. Затим наведите особе које желите да добију копију, у формату листе. Они који ће добити скривену копију морају бити написани руком у својим копијама. Не заборавите укључити "ЦЦО" тако да знају да је копиран анонимно. Аутор белешке би требао бити први у одељку "Од".
Како
- Чувајте једну или две додатне копије белешке у датотеци са прилозима у случају да неко треба да се дода на листу за дистрибуцију.
- Прегледајте белешку за типографске грешке које проверу правописа не идентификују.
- Већина програма за обраду текста садржи предложак подсетника ако ваша компанија није навела један за употребу.
Обавештење
- Обавезно укључите све примаоце у одељак "Да" белешке.
- Меморандуми се могу користити само за интерне комуникације компаније. Комуникација са добављачима или купцима треба бити написана у словном формату.
Шта ти треба
- Прилози меморандума (ако је потребно)