Како написати приручник и процедуре

Видео: КАК НА РУСИ УЧИЛИ ЧИТАТЬ И ПИСАТЬ

Садржај

Упутства
Како
Обавештење
Шта ти треба

Писање приручника о политици и процедурама може изгледати као обесхрабрујући задатак, који може бити истинит, осим ако не размишљате о одређеним варијаблама унапријед. Креирање доброг планирања ће олакшати креирање приручника за политике и процедуре за продавце, запослене и менаџере. Доследан систем документације који такође олакшава израду уговора који су у складу са одређеним стандардима, као што је ИСО9000.

Упутства

Креирање приручника о правилима и процедурама може бити тешко ако не планирате исправно (ручна кочија са новинама на складишту слика терек из Фотолиа.цом)

Дефинишите обим вашег пројекта консултовањем правила других компанија. Увјерите се да је неки дио политика или процедура већ документиран негдје другдје и одредити да ли ће поступак бити специфичан за компанију, регију, подјелу, функционалну групу или задатак. То ће вам помоћи да дефинишете почетне и коначне параметре опсега.
Одредите формат докумената. Обједините их тако што ћете проверити најважније документе о политици. Политике имају тенденцију да буду шире, док су детаљи задатака процедура обично специфичнији.

У великим компанијама, уобичајено је да имају четири или више нивоа документације са глобалним процедурама које покривају све, као што су етика, поклони, информације о власнику, протоколи е-поште и процедуре поделе које се баве околишним, владиним и радним прописима.

Процедуре које се односе на функционалне групе или задатке могу се модификовати у складу са локалним операцијама, али ипак морају задовољити захтјеве највиших нивоа докумената. На пример, можда имате три различита сервисна центра која раде независно, али морате да делујете на исти начин приликом издавања налога дистрибутивном центру. Глобалне политике ће бити опште, али специфични детаљи процеса који се односе на то како сваки центар издаје захтеве (ко, када, шта и зашто) могу незнатно варирати. Позиције и одговорности су обично укључене у процедуре.
Дефинишите и профилишите све што ће бити укључено у приручник за правила. Започните са корацима који се односе на главне процедуре као што су дизајн купца, пријем наруџбеница, производња, инспекција, испорука и прикупљање производа.

Политике су ригидни протоколи који информишу очекиване одлуке и одговорности запослених у одређеним ситуацијама. Обично се односе на законе и усклађеност са прописима.

Процедуре су кораци који наглашавају логичан слијед догађаја, укључујући алате, комуникације, тијек процеса и потребне вјештине.

Користите профил као полазну тачку за индекс.
Одлучите где ће се подаци чувати и развијену контролу ревизије. Од самог почетка је важно развити процес контроле прегледа, тако да ћете почети писати и уређивати и моћи ћете пратити промјене.

Процес контроле прегледа мора такође имати ниво ауторитета и контроле, тако да сви који су укључени у процес знају како да направе измјене и имплементирају их.

Никада немојте дозволити да се више верзија истог документа уређује истовремено, јер то може изазвати будуће проблеме. Користите методу први-у, први излазак и, ако је потребно, поново измените да бисте пратили промене.
Креирајте предлошке за процедуре, политике и дијаграме тока тако да они који пишу документацију не морају да брину о форматима.

Ставите одјељке у те предлошке тако да писци одреде друге документе, алате и везе потребне за организирање ваших материјала. Наведите формате и уверите се да одређени одељци, као што је речник термина, треба да буду део главног дела или документа за референцу. Давање писаца најбољим могућим упутствима о захтјевима ће смањити потребу за новим послом касније.
Додијелите уредницима и стручњацима за тему да развију садржај сваке секције. Дајте им примјер да погледате унутар траженог обрасца и истакните друга правила, као што су писање акронима у цијелости, како би уопћено или детаљно требали описати кораке у процедурама.

Ако се доносе одлуке у оквиру процедура, истакните додатне референце и пружите запосленима довољно информација са свим могућим путевима како бисте им помогли да донесу информисане одлуке. Тачке које захтевају доношење одлука су обично тамо где процедуре не успеју, зато покушајте да будете што јаснији у тим областима. Пре објављивања, проверите поступак са неким ко је поред вас, да бисте пратили сваки описани корак и покушали да идентификујете могуће проблеме.
Додијелите тиму за преглед како би водио и уредио коначне публикације како би одржао језик документације и ниво детаља конзистентним у различитим фазама процеса.

Рјешава недосљедности кроз побољшање метода обуке и обуке. Додијелите разумни циклус ревизије (као што је 48 сати) како би сви имали иста очекивања у смислу приоритета.
Доделите одговорност за сваку процедуру и одредите нивое овлашћења. Процес треба да буде изграђен на периодичним прегледима. Када људи напусте своја радна места, нови руководиоци треба да буду распоређени у одговарајуће процедуре. За ажурирања и ревизије, запослени би требало да се консултују са креатором политике да би заједно могли да промене политике и процедуре како се ситуација побољшава или мења.

Како

Ако задатак или процедуру обавља више особа или група, прво га стандардизирајте, а затим документујте.
Неки клијенти неће закључити послове са компанијама или предузећима која немају ИСО стандарде, или сличне прописе за процесну документацију као што су услуге купцима, уговори, финансије, инвентар, комуникације, квалитета и правни документи. ИСО обезбеђује опште и индустријски специфичне шаблоне и обуку за брзо и једноставно креирање политика и процедура и представља међународно признати стандард.
Створите процесе за образовање, обуку и имплементацију ревидираних процедура онако како их требате. Промена стандарда који нико не консултује неће бити од помоћи запосленима.

Обавештење

Неке администрације преферирају да пруже нејасне информације о процедурама које ће омогућити тумачење и минимизирати ревизије. Други више воле да користе детаљне информације како би запослени били бољи.
Користите детаље умјерено, када постоје дискусије или могућност различитих тумачења језика или садржаја или проблема у процесу због нејасних упута, прегледајте одређени одјељак како бисте га појаснили.
Веома је уобичајено да политике и процедуре излазе ван контроле, да буду дуплициране или сувишне или да постану превише детаљне да би се бавиле.
Користите индексе и покушајте да смањите дуплирање додељивањем људи на друге секције у другим областима по потреби.
Законодавство о животној средини је веома важно. Направите процес који ће водити нове процедуре које ће им омогућити да раде у прелиминарном стању пре него што се објаве. Побрините се да тренинг погоди покретањем нових процедура, иначе ће доћи до контроверзи и фрустрација. Тражите помоћ од стручњака; ово ће избјећи многе "упирање прстима" у будућности.