Садржај
Често смо у пословном свету дужни да приложимо пропратно писмо које прати већи извештај, који се може послати поштом, посебном доставом или чак е-поштом. Формално мотивационо писмо има врло одређену сврху и требало би да буде написано на такав начин да представља и описује садржај, понавља истакнуту тему извештаја и такође указује на следеће кораке или радње које треба предузети.
Напиши пропратно писмо извештаја
Корак 1
Користите заглавље компаније за састављање презентацијског писма извештаја уважавајући важност пратећег документа. Чак и ако користите е-пошту са заглављем, третирајте је као папирно писмо, укључујући слику логотипа компаније на страници е-поште.
Корак 2
Укључите датум дана, као и податке о адреси, укључујући имена и презимена, наслов, назив компаније, адресу и адресу града и поштански број. Користите поздрав „Царо“, а затим формални поздрав, као што су скраћенице господин или госпођа ако је појединац странац или „Царо“ са именом или презименом примаоца ако је особа познаник.
3. корак
Наведите сврху писма у пасусу тела користећи речи попут „Ово писмо пружа (назив извештаја) за ваш преглед или коментар (или било коју радњу која се жели). Користите ову прилику да резимирате тему извештаја. Покушајте да резимирате сврха извештаја што је могуће сажетије - у једној или две реченице.
4. корак
Овде забележите закључак извештаја, али немојте улазити у срж закључака извештаја. Желите да читалац прочита стварни извештај, а не само пропратно писмо. Писмо треба да покрене читаочев апетит за оним што ће се наћи у коначном извештају.
Корак 5
Направите формални одељак за завршетак или наредне кораке, где назначите шта прималац жели да уради. Да ли желите да проследе документ или потпишу документ или координирају већи састанак како би представили резултате? Будите врло прецизни у вези са следећим корацима, као и даном и датумом, ако је потребна хитна акција.
Пропратно писмо завршите формалним поздравом, срдачно, искрено или замишљено. Укључите име и наслов аутора писма. Наведите имена других људи који ће добити извештај и пропратно писмо у пољу „Копија“ (са копијом) у е-поруци.