Садржај
- Примање позива
- Идентификујте потребе позиваоца
- Пренос позива одговарајућој особи у канцеларији
- Крај позива
Иницијална комуникација између потенцијалног клијента и адвокатске фирме обично се обавља путем телефона и код рецепционара. Због тога је важно да је рецепционар компаније професионалан и љубазан у сваком тренутку. Одржавање професионализма понекад може бити изазов, поготово за рецепционаре који свакодневно посјећују велики број позива, међутим, постоје одређени принципи које увијек требате слиједити приликом одговарања на позиве у одвјетничкој фирми.
Примање позива
Одговорите на сваки позив тако што ћете изговорити име адвокатске фирме, своје име, а затим идентификовати кога зовете и питати: "Како вам могу помоћи?" На пример: "Добро јутро, ово је адвокатска канцеларија Кс-а и И, говорим Јане, с ким разговарам?" Једном када сте идентифицирали позиватеља по имену, питајте: "Како вам могу помоћи данас госпођо З", не заборавите упутити клијента по имену за остатак разговора. Анотације током сваког позива могу бити корисне, посебно у погледу имена. Задржите позитиван тон током разговора, будите стрпљиви и никада не губите живце. Избегавајте коришћење жаргона, сленга, или не-речи као што су "ахам" и "хум".
Идентификујте потребе позиваоца
Веома је важно пажљиво саслушати шта потенцијални клијент треба да задовољи ваше потребе и пружи тражене информације на јасан и концизан начин. У сваком позиву неко тражи информације или одређену особу.
Пренос позива одговарајућој особи у канцеларији
Ако треба да пренесете позив адвокату, замолите клијента да сачека трансфер на линији. Затим контактирајте адвоката и најавите позив према имену клијента и сврси позива, тако да извршите трансфер ако је адвокат доступан. Не остављајте клијента на чекању дуже од 45 секунди. После овог периода, питајте клијента да ли жели да настави да чека, да ли би му се то свидело када би адвокат вратио позив или ако би желео да га позове касније.
Крај позива
Пре него што искључите телефон, питајте можете ли помоћи са било чим другим и захвалити клијенту што је позвао адвокатску канцеларију. Ретко је да рецепционарка убеди потенцијалног купца да ангажује ту услугу, међутим, врло је уобичајено да клијент изгуби због лошег, непристојног или непрофесионалног сервиса.