Садржај
Рецепција је често врата фирме и свакако ово одељење канцеларије одражава организациону културу компаније, а самим тим и особу која има позицију рецепционара. Први утисци су од највеће важности у корпоративном свету, али има више ствари које су укључене у ову позицију него што остављају добар утисак на посетиоце. Положај рецепционара је вишеструка позиција која, ако се подијели на радне задатке, може лако захтијевати неколико запосленика.
Бенефитс
Рецепционар је прва особа која поздравља клијенте и потрошаче и најављује их за подршку особљу или извршном секретару, користећи е-маил или интерфонски систем. Често се може ометати када извршна власт не жели да буде узнемирена. Рецепција је способна да се бави административном службом, тако да не морате да ангажујете привремене раднике.
Феатурес
Положај рецепционера спада у административну категорију, а већина извештава директно ХР-у, административном координатору или канцеларији. Мултитаскинг је више него само буззворд у односу на рецепционара. У тишим временима, она може прећи на архивисте или другог административног радника на интегрисан начин, што елиминише потребу за додатним административним особљем у канцеларији где се датотеке могу налазити.
Разматрања
Пријем је индустрија која захтева повјерљивост, и ова позиција захтијева обуку да би је овладала. Особа изабрана за ту позицију има одговорност да поштује све регулаторне сигурносне прописе и стандарде. Када запослите, менаџери треба да размотре проверу позадине захтева.
Обавезе
Пошто рецепционер ретко има директне извештаје, позиција захтева способност да се одликује управљањем временом, као и изврсност у односу на клијента. Неке кључне функције рецепционара су: одговарање на телефоне, примање и поздрављање клијената, архивирање докумената и подршка другим одјелима (нпр. Рачуноводство), обезбјеђивање, обиљежавање и демаркирање састанака, посјета, сортирање и дистрибуирање поште.
Очекивања
Од рецепционара се очекује да има исте вјештине као и административни асистент, јер су дужности само мало другачије. Нивои компетенција у програму Мицрософт Оффице или друге аутоматизације уреда требају бити изнад основног. Када административни асистент обично обавља административне функције у канцеларији, рецепционар је испред свих посјетилаца у сваком тренутку. Имајући то на уму, ваше понашање ће увек бити професионално. Од ње се такође очекује да зна своје дневне приоритете, јер се у сваком тренутку појављују сметње и мање важни задаци.