Садржај
Разлике између пословних писама и мање формалних или личних писама могу се наћи у обе структуре сваког од њих. Неформална лична писма омогућавају пошиљаоцу дискреционо право у односу на располагање елементима и другим ставкама писма. С друге стране, пословна писма морају следити строге стандарде за стил и форму. Кључни елементи, попут изгледа, структуре пасуса и техничког обликовања, разликују одговарајуће пословно писмо од неформалног.
Заглавље и затварање
Заглавље пословног писма мора садржати име, адресу и датум пошиљаоца. Образложите заглавље на левој маргини и одаберите један простор за информације. Контакт подаци примаоца морају бити одвојени од заглавља једним размаком и морају садржавати пуно име и адресу примаоца, укључујући поштански број. Особа која пише неформално писмо може одабрати да користи само један поздрав у заглављу писма. За затварање пословног писма потребан је опроштајни поздрав и потпис. Често ће пословно писмо садржавати потпис, као и име пошиљаоца уписано испод њега, као и све акредитиве или наслове које је писац држао. Користите четири размака између опроштајног поздрава и имена унесеног за руком потписан потпис. Име пошиљаоца и мање формални поздрав довољни су када се лично писмо заврши.
Стил текста
Лична писма неформалне природе могу се радити без стилских ограничења пословног писма. Пошиљалац може одабрати стил или тон који одговара нормалним карактеристикама интеракције са примаоцем. У пословном писму стил мора бити у складу са намером писма. Пословна писма намењена упознавању примаоца са пошиљаоцем или пословним услугама треба да започну уводом. Пошиљалац затим мора да користи текстуалну равнотежу да обавести примаоца о намери писма или захтеву за акцију. На пример, продајно писмо треба да представи продавца и производ, да усмери како ће производ служити примаоцу и, на крају, да читаоца позове на акцију - на куповину производа или услуге.
Техничке разлике у формату
Стандардни технички стандарди за пословна писма укључују маргине од 2 цм на боковима и размак од 2,5 цм на врху и на дну странице. Датуми пословног писма морају бити наведени, а не скраћени, и морају садржавати месец, дан и годину. Пошиљаоци би требало да користе одговарајуће наслове у пословним писмима, али да избегавају вишкове. Пуно име примаоца мора се појавити у честитки, са двотачком у пословном писму. Лично писмо може садржати име или наслов и презиме, а иза њих зарез. Треба да буде размак између наслова, података за контакт писца и уводног поздрава. Такође је стандардни размак између поздрава и сваког од пасуса у телу писма. Користите серифске фонтове са 12 тачака, попут Тимес Нев Роман, у пословном писму и размаком између текста. Пословна писма увек треба куцати, али њихово ручно писање додаје лични печат.
Важна питања у вези с поговором
Након затварања, пословна писма морају садржавати одговарајуће објаве, попут издавања копија. "Цц:" значи да је писмо такође прослеђено другим људима. Поговор је такође одговарајуће место за означавање материјала који је укључен у пословно писмо. На пратећи документ се мора упутити референца, као ставке које су укључене након завршног потписа, са бројем и природом обрасца поља у пословном писму.